Oleh: Dr Azzanawawy Samat

Birokrasi merujuk kepada satu sistem pentadbiran dan pengurusan yang mempunyai pelbagai peringkat atau proses, sering kali dikaitkan dengan pelbagai karenah dan peraturan. Birokrasi dalam organisasi selalunya menjadikan suatu perkara itu perlu melalui proses atau prosedur yang kompleks dan berlapis, akibatnya keputusan lambat dibuat. Ia boleh menimbulkan keresahan atau ketidakpuasan seseorang khususnya apabila keputusan tidak memihak kepadanya.

Birokrasi bukan amalan baharu, ia telah diamalkan sejak berkurun lama. Umpamanya amalan birokrasi semasa Dinasti Song di China telah melancarkan sistem pentadbiran kerajaan berbanding dinasti-dinasti sebelumnya. Ini kerana sistem pemerintahan tertumpu kepada kuasa maharaja dan birokrasi istana yang dianggotai oleh pegawai-pegawai awam daripada golongan cendekiawan.

Birokrasi tidak dapat dielakkan dan ia banyak berlaku sama ada organisasi awam atau swasta. Namun, ia sering dikaitkan dengan organisasi awam, kerana mempunyai struktur yang lebih kompleks berbanding organisasi swasta.

Kepentingan Birokrasi

Birokrasi dalam organisasi diperlukan supaya produk dan perkhidmatan yang dihasilkan dapat memenuhi kualiti serta mencapai piawaian ditetapkan. Semakan banyak pihak yang dibuat dapat membantu memastikan kualiti produk dan perkhidmatan yang dikeluarkan memenuhi ekspektasi pelanggan. Selain itu, semakan dan pengesahan peringkat lapisan juga dapat membantu mengesan sebarang kesilapan dan kecacatan semasa penghasilan produk dan perkhidmatan.

Dalam pembuatan keputusan, birokrasi diperlukan untuk memastikan ia adalah yang terbaik dengan meminimumkan kesan yang tidak baik. Ia telah melalui pelbagai peringkat dengan mengambil kira semua sudut pandangan pembuat keputusan.

Birokrasi boleh membuka amalan rasuah.

Seperti yang kita sedia maklum, birokrasi menyebabkan suatu keputusan lambat dibuat. Keadaan ini boleh membuka kepada amalan rasuah yang boleh berlaku dalam sekecil-kecil projek sehinggalah dalam pengendalian projek-projek mega.

Contohnya, seorang peniaga amat mementingkan masa. Ini kerana masa itu ibarat emas, setiap detik yang bergerak boleh menjana keuntungan kepadanya. Seorang peniaga akan cuba mempercepatkan proses kerana kelewatan merupakan risiko kepadanya. Namun, permohonan pembekalan produk kepada suatu organisasi memakan masa yang lama. Ini akhirnya akan mendorong kepada amalan rasuah. Amalan yang tidak bermoral itu diyakini dapat membantu meringkaskan proses dalam pembuatan keputusan yang akan memihak kepada pemberi rasuah.

Bagi pekerja organisasi pula, ini membuatkan mereka kelabu mata terutama melibatkan satu jumlah suapan yang besar. Ini juga dilihat sebagai salah satu cara atau peluang untuk menambah pendapatan secara mudah dan cepat. Akhirnya mereka yang tidak berpegang kuat kepada prinsip dan etika kerja akan mengambil jalan pintas untuk hidup senang.

Pandangan Umum

Umumnya, masyarakat melihat birokrasi itu dari sudut yang negatif. Apabila menyebut tentang birokrasi, yang akan terlintas adalah lambat atau lama. Jarang perkataan kualiti yang akan muncul dalam fikiran. Hakikat sebenar, amalan birokrasi adalah untuk memastikan suatu keputusan yang dicapai itu lebih berkualiti dan terbaik memandangkan ia melalui pelbagai proses.

Namun, tidak semestinya suatu keputusan yang lambat dibuat itu berkualiti. Terdapat juga keputusan yang dibuat mengundang masalah di masa hadapan walaupun ia mengambil masa yang lama. Ini kerana terdapat banyak halangan semasa membuat keputusan antaranya sikap sambil lewa dan tidak mengambil kira kesan serta akibat daripada keputusan yang dibuat. Oleh itu, lambat atau cepat dalam membuat keputusan sama sekali tidak dapat menjamin kualiti keputusan tersebut.

Justeru, birokrasi dalam organisasi perlu dikurangkan terutama hal berkaitan membuat keputusan. Ini kerana birokrasi sama sekali tidak dapat menjamin kualiti suatu keputusan yang dibuat. Dalam mengurangkan birokrasi, kualiti suatu keputusan perlu dijaga. Kualiti berkaitan sesuatu keputusan itu tidak boleh dikompromi dalam menyelesaikan sesuatu perkara. Ini bagi memastikan keputusan yang dibuat adalah tepat dan boleh memberikan manfaat kepada banyak pihak.

Mengurangkan Birokrasi

Birokrasi tidak boleh dihapuskan, kerana ia berkait rapat dengan konsep organisasi. Memandangkan cepat atau lambatnya sesuatu keputusan itu tidak dapat menjamin kualiti keputusan yang dibuat, maka adalah wajar birokrasi itu dikurangkan. Pengurangan birokrasi khasnya dalam proses pembuatan keputusan akan memberi manfaat kepada pengguna atau pelanggan organisasi.

Organisasi seharusnya memikirkan cara bagi mengurangkan birokrasi dalam menguruskan sesuatu perkara tanpa meminggirkan aspek kualiti keputusan yang dibuat.

Pertama, mengubah aliran membuat keputusan secara menegak kepada mendatar sebelum keputusan akhir dicapai. Kebiasannya aliran membuat keputusan adalah secara menegak, iaitu dari satu unit ke satu unit sehingga keputusan akhir dibuat. Ini akan memakan masa yang agak lama memandangkan keputusan di satu unit tidak boleh dibuat selagi keputusan dari unit yang lain belum diperolehi. Dalam amalan membuat keputusan secara mendatar pula, setiap unit mempunyai potensi untuk membuat keputusan secara serentak. Seterusnya, semua keputusan akan dinilai sebelum keputusan akhir dibuat, cara ini lebih menjimatkan masa.

Kedua, pengagihan dan penurunan kuasa kepada beberapa pihak tertentu yang mempunyai kepakaran. Ini kerana kuasa berpusat atau hanya kepada satu pihak sahaja akan menambah masa dalam proses membuat keputusan. Ini juga akan menyebabkan risiko lambakan kerja. Bagi mereka yang mendapat penurunan kuasa, hendaklah menggunakan peruntukan tersebut sebaiknya dan perlu bertanggungjawab ke atas keputusan yang dibuat. Sesetengah organisasi mempunyai garis panduan yang jelas dan boleh dijadikan asas dalam membuat keputusan. Oleh yang demikian, pengagihan atau penurunan kuasa adalah tidak mustahil untuk dilaksanakan.

Ketiga, dengan cara mengadaptasi teknologi dalam pembuatan keputusan. Teknologi sentiasa berkembang dan memudahkan urusan kehidupan seharian, termasuklah dalam proses pembuatan keputusan. Banyak maklumat berkenaan sesuatu perkara yang boleh diperolehi dengan bantuan teknologi maklumat pada hari ini. Malah kemajuan kecerdasan buatan banyak membantu seseorang dalam membuat keputusan. Penggunaan sistem atas talian bukan sahaja dapat menggurangkan pelanggan bersesak untuk berurusan tetapi turut mengurangkan masa dalam membuat sesuatu permohonan. Ini kerana permohonan boleh dihantar terus kepada organisasi tanpa melibatkan pihak ketiga. Penggunaan sistem dalam talian sepenuhnya dapat mengurangkan karenah birokrasi.

Kesimpulannya, asalnya birokrasi diperkenalkan bagi memastikan suatu keputusan yang dibuat itu berkualiti. Namun, birokrasi menyebabkan sesuatu keputusan itu lambat kerana terpaksa melalui banyak peringkat dan proses. Ini boleh mewujudkan masalah lain dalam organisasi seperti penyalahgunaan kuasa dan amalan rasuah dalam kalangan warga organisasi. Walaupun birokrasi terkait rapat dengan konsep organisasi, ini tidak bermakna masalah birokrasi dalam organisasi dapat dikurangkan.

--BERNAMA

Dr Azzanawawy Samat ialah Penolong Pengarah Kanan, Biro Pengaduan Awam, Jabatan Perdana Menteri.